災害時要配慮者支援における情報共有の仕組みづくり：自治体・NPO間の標準プロセス構築に向けて
はじめに
大規模災害発生時において、地域で生活する要配慮者への迅速かつ適切な支援は極めて重要です。しかし、発災時には情報が錯綜し、安否確認や避難状況の把握、必要な支援の特定、物資・サービスの提供といった一連のプロセスにおいて、自治体とNPOを含む多様な支援主体間の情報共有が円滑に行われないという課題がしばしば見られます。
情報の分断や遅延は、支援の重複や漏れ、そして何よりも支援を必要とする方々への対応の遅れに直結します。この課題を克服し、効果的な要配慮者支援を実現するためには、平時からの情報共有の「仕組みづくり」が不可欠です。
本記事では、自治体とNPOが連携して取り組むべき、災害時要配慮者支援における情報共有の標準プロセス構築に向けた考え方と実践的なポイントについて解説します。
なぜ標準的な情報共有プロセスが必要か
災害時における情報共有は、単に情報をやり取りするだけでなく、現場での混乱を抑制し、限られた資源を最大限に活かすための基盤となります。標準的な情報共有プロセスを事前に定めておくことには、以下のような利点があります。
- 迅速かつ正確な状況把握: 誰がどのような状況にあるのか、必要な支援は何かといった情報を早期に把握し、共有することで、初動対応の遅れを防ぎます。
- 支援の重複・漏れの防止: どの機関が誰に対し、どのような支援を提供しているかを共有することで、特定の要配慮者への支援が重複したり、逆に誰も支援の手を差し伸べられていない状況を防ぐことができます。
- 関係機関の連携強化: 自治体、NPO、社会福祉協議会、福祉施設、医療機関、地域住民組織などが、共通の認識と手順に基づいて情報共有を行うことで、連携がスムーズに進みます。
- 現場の混乱抑制: 「どの情報を」「誰に」「どのように伝えるか」があらかじめ決まっていることで、発災時の混乱の中でも、必要な情報を迷わず共有できるようになります。
- 平時からの準備の容易化: 標準プロセスがあることで、情報共有訓練やマニュアル作成といった平時からの備えが進めやすくなります。
情報共有の仕組みづくりの要素
標準的な情報共有プロセスを構築する上で、以下の要素を具体的に検討し、関係者間で合意を形成することが重要です。
1. 共有すべき情報の特定
災害発生からの時間経過（フェーズ）によって、共有すべき情報の種類や詳細度は変化します。
- 初動期: 安否確認の結果、居場所（自宅、避難所、親戚宅など）、緊急性の高いニーズ（医療、食料、水など）、移動の可否など。
- 避難所・避難生活期: 避難所の所在地、要配慮者の健康状態や持病、必要な配慮事項（食事制限、介助の要否など）、常用薬、福祉避難所の利用希望など。
- 中長期: 仮設住宅への移動、自宅再建の状況、精神的なケアの必要性、各種支援制度の利用状況など。
これらの情報について、「誰に関する」「どのような内容の」情報を共有する必要があるのか、事前にリストアップすることが有効です。
2. 共有の方法とツール
情報の種類や緊急度、そして関係機関の設備や慣習に応じて、複数の方法を組み合わせることが現実的です。
- アナログ: 紙媒体の様式（安否確認票、ニーズ調査票など）、電話、FAX。デジタルツールが使えない状況や層への対応として依然として重要です。標準的な様式を事前に定めておくことで、情報収集・整理が効率化できます。
- デジタル: メール、SNS（LINEなど）、クラウドストレージ、地理情報システム（GIS）を活用した共有システム、専用の情報共有プラットフォームなど。迅速かつ広範囲の情報共有、情報の集約・分析に有効です。既存のツール活用や、本プラットフォームのような専用ツールの導入も検討できます。
- オフライン: 災害対策本部会議、関係機関連絡会、現地での情報交換。対面での情報共有は、デジタルツールだけでは伝わりにくいニュアンスや、信頼関係に基づいた意思決定に役立ちます。定期的な開催や参加者の役割分担を明確にします。
デジタルツールの導入・活用にあたっては、全ての関係者が利用できる環境にあるか、操作方法を習得できるかといった点に配慮が必要です。デジタルデバイドへの対応策も同時に検討します。
3. 共有のタイミングと頻度
災害発生からのフェーズに応じて、情報の共有頻度や更新タイミングを定めます。
- 初動期は可能な限りリアルタイムに近い情報共有を目指します。
- 避難所開設後は、定期的な避難所会議等と連携し、日々の状況変化に合わせて情報を更新・共有します。
- 中長期は、週に一度など、状況に応じて頻度を調整します。
共有が遅れることによる影響を考慮し、どの情報がどのタイミングまでに共有されるべきかを明確にします。
4. 共有の範囲とアクセス権
全ての情報を全ての関係者に共有する必要はありません。情報の種類に応じて、誰がどの情報にアクセスできるのか、アクセス権限を明確に設定します。特に、個人情報を含む要配慮者の情報については、必要最小限の関係者間での共有に留め、厳格なアクセス管理を行います。
5. 情報集約・管理の責任体制
共有された情報を誰が、どのように集約し、管理し、更新するのか、責任者を明確に定めます。情報の一元管理と、情報の正確性を保つための仕組み（例：情報の確認者、更新履歴の記録など）を構築します。複数の情報源からの情報をどのように突合・整理するかも重要な課題です。
自治体・NPO間で標準プロセスを構築するための実践ポイント
机上の空論で終わらせず、現場で実際に機能する情報共有の仕組みを構築するためには、以下の実践ポイントが重要です。
- 平時からの対話と共通認識の醸成: 災害前に自治体とNPO、その他の関係機関が対話を重ね、「顔の見える関係」を築くことが何よりも重要です。互いの活動内容、強み、情報ニーズ、そして災害時における役割を理解し合うことで、信頼関係に基づいたスムーズな情報共有が可能になります。合同研修や意見交換会を定期的に開催します。
- 情報共有様式・ツールの検討と合意: どのような情報を、どのような様式で、どのツールを使って共有するかを具体的に検討し、関係者間で事前に合意します。既存のツールや様式をベースに、地域の特性や関係機関の状況に合わせてカスタマイズすることが現実的です。
- 情報共有訓練の実施: 合意した情報共有プロセスや様式、ツールを使った机上訓練や実地訓練を、自治体とNPOが合同で実施します。訓練を通じて課題を抽出し、プロセスやマニュアルを継続的に改善します。特にデジタルツールの操作に不安がある職員やボランティアへのサポート体制も検討します。
- 情報共有体制のマニュアル化: 決定した情報共有のプロセス、様式、ツール、役割分担、アクセス権限などを具体的に記述したマニュアルを作成し、関係者間で共有します。マニュアルは分かりやすく、発災時にも参照しやすい形式で作成します。
- 多様な情報源との連携: 要配慮者に関する情報は、自治体の名簿情報だけでなく、民生委員、地域包括支援センター、障がい者施設、医療機関、そして何よりも地域住民からの情報が重要です。これらの多様な情報源からの情報を、標準プロセスの中でどのように受け入れ、集約し、共有していくかの仕組みを検討します。
- 個人情報保護と同意取得の実践: 要配慮者の個人情報を含む情報を共有する際には、個人情報保護法や条例、ガイドラインを遵守することが不可欠です。情報の共有範囲を必要最小限にする、情報を匿名化・符号化するといった配慮に加え、平時からの個別避難計画策定時などに、災害時の情報共有に関する同意を取得しておくことも重要な実践です。同意が得られない場合の代替手段も検討します。
結論
災害時における要配慮者支援の情報共有の仕組みづくりは、一朝一夕にできるものではありません。平時からの自治体とNPOによる継続的な対話、共通認識の醸成、具体的なプロセスやツールの検討、そして繰り返し行われる訓練を通じて、初めて現場で機能する強固な情報共有体制が構築されます。
ここで述べた標準プロセス構築に向けた考え方や実践ポイントが、各地域における効果的な要配慮者支援の実現に向けた取り組みの一助となれば幸いです。本プラットフォームも、自治体とNPOの情報共有・連携促進の一助となるよう、情報発信と機能拡充に努めてまいります。